ERP rendszer

"Az ERP rendszer megléte egy vállalkozásnál nem innováció, hanem létszükséglet."

ERP rendszert nem azért tart az ember, mert az sikk vagy trendi lenne, hanem mert anélkül a cég adminisztrációs folyamatai kevésbé lennének átláthatók. A vállalkozások legnagyobb kincsei a működése során szerzett adatai/információi.

Gyártással kapcsolatos adatok, készlet adatok, értékesítési adatok, HR információk stb. Ezeket lehet bőrkötésű könyvbe felvezetni, Excel táblában tárolni, webes alkalmazásban tárolni vagy mindenhol egy kicsit, de talán a legtöbbet mégis a vezető fejében tárolunk. A vezető a cég mobil-ERP rendszere.

Több ilyen vezető esetén többen tudnak sokat, azonban egymás fejében keresni és azokat az információkat összefogni nagy kihívás.

Az ERP rendszer célja, hogy a cég adminisztrációs folyamatai, ügyvitele és a cég fő tevékenysége támogatva legyen informatikailag.

Napjainkban a verseny megköveteli az ERP gyártóktól/fejlesztőktől, hogy folyamatosan az ügyfél igények mentén fejlesszék tovább rendszereiket, szolgáltatásaikat.

A Dyntell ERP rendszer megfelelő alternatívát kínál azok számára, akik

  • még sosem használtak korszerű ERP rendszert;
  • a meglévő rendszer elavult és elég problémát okoz ahhoz, hogy érdemes legyen egy másik bevezetést átvinni a szervezeten;
  • ERP rendszere remekül működik, azonban
    • a fejlesztő/support cég már nem elérhető Magyarországon vagy nincs alternatívája;
    •  szükséges olyan adatok/információk kinyerése, melyekre az ERP önmagában nem képes, viszont a cég fejlődése szempontjából elengedhetetlen – vezetői műszerfal vagy dashboard management
    • plusz modult, főleg mobil vagy webes applikációkra lenne szükség a továbblépéshez.

 

ERP egyszerűen

Nem egyszerű feladat fejlesztői – tanácsadói nézőpontból elmagyarázni az ERP-t egyszerűen. Teljesen más a dimenzió, amiben mozgunk, de szerencsére van más nézőpont is.

Az ERP rendszer nem más, mint egy digitálisan lekódolt papírgyűjtemény.

Nagy cégek léteztek a digitális korszak előtt is. Volt könyvelés, volt gyártás, volt kereskedelem. Mindent tudtak a cégről, de itt is voltak korlátok, amiket éppen a kor eszközei jelentették.

Egészen az 1970-es évekig nem voltak integrált vállalatirányítási (ERP) rendszerek, a folyamatok már évszázadok óta adottak voltak, azonban nem volt eszközrendszer, amely képes lett volna ezeket leképezni. Ekkor indult meg a szervezeti hatékonyság növelése. Elegendő, ha csak egy egyszerű, papíron is létező folyamatra gondolok: árajánlat – vevői megrendelés(ek) – beszerzési bizonylat – raktári bevét – komissió lista – raktári kivét – szállító levél – számla – felszólító – kiegyenlítési bizonylat – könyvelésbe való bekerülés – iktatások.

Ez a sor ma egy ERP rendszerben jó esetben a next-next… finish filozófia alapján kivitelezhető. Papíron minden egyszerűbb, mint egy szoftverben, mert rá tudunk írni bármit és bárhová, ahová csak szeretnénk. Ennek, lássuk be, vannak korlátai egy szervezetben, és nem feltétlenül kell multira gondolni.

A papírra azért írunk le dolgokat, hogy emlékezzünk rá, bizonyítsunk valamit, utasítást adjunk stb. Tehát adatokat gyártunk. A papír alapú adatok feldolgozása nehéz és lassú, röviden nem korszerű. A modernebb verzió az Excel tábla, amiből szintén van szuper megoldás, azonban ott is akadhatnak problémák. A folyamatok szabályozására sem a legalkalmasabb.

Az ERP rendszer nem más, mint egy szükséges infrastruktúra, amiben a cég adminisztrációja és folyamatszabályozása kerül bevezetésre.

A szervezet adminisztrációját és folyamatait ésszerű szinten kell meghatározni. Ez kicsit sablonos, de kifejtem.

Ha túl kevés az adminisztráció, akkor a következő tüneteket fedezhetjük fel a cégben:

  • többszörös adatfelvitel – dagadó cég- és cikktörzs
  • nem korrekt a készletérték, darabszám
  • nincs korrekt elő- és utókalkuláció, következetlen az önköltség
  • az értékesítői munka esetlegesen nem követhető kontrollálható
  • csak elnagyoltan tudunk árajánlatot adni/kalkulálni
    • ráadásul utólag ér meglepetés, hogy megérte-e vagy sem (sajnos gyakrabban fordul elő az utóbbi)
  • adatokat több helyről kell összevadászni, ami sok időt vesz igénybe
  • a könyvelő csak áfára könyvel és a társasági adót legkorábban márciusban tudja megmondani
  • nem tudjuk megmondani ki mikor és mit csinált, ki miért felelős – ennek kigubancolása nem hozzáadott értékű munka
  • a kommunikáció romlása miatt feszültség alakul ki a cégben az osztályok és munkatársak között

 

Van olyan is, amikor az ERP rendszerben túlzott az adminisztráció:

  • „rossz a rendszer, lassú stb.” és hasonló dolgok hangoznak el
    • ennek oka, hogy a túl sok adminisztráció nagyon lassítja a produktív munkavégzést és ez frusztráló
  • a vízfej nagysága a produktív munkatársaknál nagyobb (több az adminisztrátor, mint aki termel)
  • az adminisztrációs fegyelem megbénítja a kreatív munkavégzést és a gyors döntést
  • hiába vannak az egyes folyamatok túladminisztrálva, ha nincs felettük kontroll
  • több rendszerbe is be kell vinni ugyanazon tevékenység adatait
  • a produktív dolgozók napi adminisztrációs ideje több mint 1 óra.
  • stb.

 

Az ERP rendszer azok számára nyújt segítséget, akik

  • a folyamatokat nem csak szokásjog alapján szeretnék követni
  • a hatékonyságnövelés oltárán bevezetnek egy folyamatot, amit adminisztrálnak is
  • nem félnek a kontroll bevezetésétől és fenntartásától
  • pontos gazdasági adatokat szeretnének elérni térben és időben egyaránt
  • nem félnek az informatikától, és meg is tudnak bízni benne
  • a papírt már nem tekintik szükségesnek, el tudnak tőle vonatkoztatni
  • szervezni akarják a cégüket, és megélni a tevékenységet
  • ki akarnak jönni a cégből, és szükségük van egy eszközre a cég tevékenységeinek monitorozására

Ahhoz, hogy egy cég értékes legyen, transzparensnek kell lennie, ezt pedig az ERP rendszer adja meg.

ERP rendszer cseréje?

Az alábbi okfejtés azoknak próbál segítséget adni, akik elgondolkodtak azon, hogy a meglévő ERP rendszerüket lecseréljék.
Pro és kontra érveket, illetve megoldási javaslatokat fogunk megtárgyalni. A célom a cikkel az, hogy megelőzzük a felesleges pénzkidobást és szenvedést, amit az új rendszerre való átállás okoz.

Alapesetek:

  1. A jelenlegi vállalatirányítási rendszert egyedileg ránk szabták.
  2. Vásároltunk egy ERP rendszert, melyet magunk vezettünk be.
  3. Vásároltunk egy magyar fejlesztésű ERP rendszert, de a szolgáltató eltűnt, vagy a megoldásuk már nem képes kiszolgálni az igényeket.
  4. Vásároltunk egy nemzetközi rendszert, de megszűnt a fejlesztés, a tanácsadás.
  5. Vásároltunk egy bármilyen ERP rendszert, amelyet rosszul vezettek be, félbeszakadt a bevezetés stb.
  6. Vásároltunk egy ERP rendszert, de nem lehet bele fejleszteni, nincs testreszabás, drága a fenntartás.
  7. Vásároltunk egy ERP rendszert, de nem tudjuk használni, nem férünk hozzá saját adatainkhoz.

…és biztosan sorolhatnánk még hasonló eseteket, de ezek valamilyen módon a fentiekhez kapcsolódnak.

Fontos elöljáróban elmondani az előbb felsorolt 7 esettel kapcsolatban, hogy sok pénzzel lehet ezeket orvosolni, de a pénz csak egy elem. Ráadásul most azt feltételezzük, hogy nem 10-20 milliós beruházással akarjuk megoldani a problémákat.

Az eseteket egyenként, részletesen vesszük végig. Lássuk az elsőt:

 

1. A jelenlegi vállalatirányítási rendszert egyedileg ránk szabták

Korábban egy egyedi fejlesztésbe vágtunk bele. Gyakori, hogy ezek a rendszerek minimum 5-15 évesek.

Jellemzőjük, hogy…

  1. teljesen kézre álló gombok, folyamatok;
  2. a munkatársak csukott szemmel tudnak benne dolgozni;
  3. maximálisan lefedi a cég azon folyamatait, amelyek a fejlesztésig már léteztek;
  4. jellemzően egy tehetséges csapat írta a programot, de csak ők értik a kódot;
  5. a szoftverkövetés, support, fejlesztési költségek alacsonyabbak, mint egy brand ERP esetén (bár találtunk kivételt);
  6. ha szükségünk van egy fejlesztésre, az vagy nagyon hamar vagy sosem készül el;
  7. a cég fejlődését nehezen vagy egyáltalán nem tudja követni;
  8. ha kiesik a fejlesztő, akkor magára marad a cég;
  9. elavult a technológia;
  10. a szokás hatalma nagy úr.

 

1-2-3. pontok

Ezek miatt szeretjük a legjobban az egyedi fejlesztésű ERP rendszereket. A miénk, mi alkottunk, ránk lett szabva, mint egy drága, minőségi öltöny. Nem sima konfekció, amit bárki megkap egy pláza boltjában. Egy teljesen egyedi kód, a mi ízlésünk szerint. Nincs egy felesleges mező sem (!), a folyamatok beton stabilak (!), a munkatársak úgy dolgoznak benne, mint a pinty.

Ennek a három pontnak köszönhetően önmagában is óriási előnye van az egyedi fejlesztésű ERP rendszernek, hisz minden ott van, ahol mi akarjuk, nem kellett, vagy csak nagyon minimálisan alkalmazkodni. Így pont akkor és úgy ugrik fel az ablak, amikor mi szeretnénk. A betanulás is könnyebb, hiszen a MIÉNK az ERP rendszer. Ráadásul, ha kevesen kezdtük el használni, az esetleges hibákat hamar tudtuk jelezni és gyorsan javítva lettek. Ha többen vagyunk, és csak oktatás során tanuljuk meg a rendszert, akkor csak azokat a funkciókat fogjuk használni, amit megmutattak, az ERP rendszer teljes ismerete nem lesz meg. Nem lesz KULCSFELHASZNÁLÓ, csak sziget felhasználók az adott területekre.

A kulcsfelhasználó általában a megrendelő, a főnök, aki nem dolgozik benne napi szinten. Ha nem a vezető rendelkezik ezzel a tudással, akkor egy beosztott lesz a kulcs ember az ERP esetén, aki azonban bármikor mondhatja, hogy más kihívásokat keres, elhagyja a céget, és vele együtt a tudás egy része is elvész.

Van ezeknek a rendszereknek dokumentációjuk, felhasználói kézikönyvük, esetleg rendszertervük?
Ezen pontok veszélye, hogy egy ERP cserebere esetén a munkatársak szokásjoga felülírja a józan észt, mivel a már meglévő rendszerhez képest minden sokkal bonyolultabb lesz. Komoly akadályokat, sőt hisztit, sírást tud produkálni valaki, ha nem akar egy 10 éves rendszer helyett egy újat megtanulni, mert az például egy funkció eggyel több kattintással érhető el, vagy máshol van a képernyőn a számlaszám. Rosszabb esetben kiderülnek kisebb-nagyobb turpisságok, amelyeket a saját rendszerben probléma nélkül el tudott tusolni a felhasználó. Mindezek miatt a motiváció nagyon fontos.

A folyamatok beton stabilitásával együtt jár, hogy csökken a hibalehetőség, könnyebbé válik az adatok visszakeresése, kiszámíthatóvá és transzparenssé válik a működés.

Arra is gondolnunk kell, hogy az idő múlásával a cégek üzleti logikája, folyamatai is változnak, és ezt le kell tudni követni IT-val is. A rendszer ilyen irányú rugalmassága elengedhetetlen. Lássunk egy egyszerű példát: eddig csak Magyarországra számláztunk, mostantól már más országba is kell számlát kiállítanunk. Szükségünk lesz devizakezelésre, intrastatra, idegen nyelvű bizonylat sablonokra, a cikk-, és cégtörzsben mezőfordításokra stb. És ezek csak nagyon apró dolgok. Lehetséges, hogy egy részük készen van 3 nap alatt, de az is előfordulhat, hogy a fél kódot vissza kell bontani a módosításhoz.

 

4. pont - A tehetséges programozó

Párját ritkítja. Komolyan! Egy tehetséges programozó felér 5-10 átlagossal. A rendszerünket gyorsan és jól átlátta, megfelelően programozta le a felmerülő igényekre a megoldást. Ezt gyorsan és olcsón tette. Vagy éppen az előbbi mondat teljes ellentéte zajlott?

A lényeg, hogy ettől az ilyen tudástól rettenetesen függünk. A fejlesztő idejétől, jóindulatától függ az, hogy egy fejlesztést hogyan kapunk meg.

Kisebb csapat esetén a fluktuáció okozhat veszélyhelyzetet. Ha 3 emberből 1 elmegy, akkor minimum a cég 1/3-a vész kárba.

Amíg a vállalatom kicsike, addig ez nem okoz nagy gondot, de ahogy nő és nő, egyre több az igény, át kell gondolni, hogy mennyire biztonságos ez a szituáció, függetlenül attól, hogy a rendszer ettől MA még lehet kiváló. De mi lesz HOLNAP?

 

5. pont - Alacsony üzemeletetési költségek

Ez szuper hír! Sőt, vannak olyan „fejlesztések”, ahol nincs licensz díj nincs, se követési díj, maximum valamilyen support díj. Ez a legjobb! Ilyenkor azonban felmerül a kérdés, hogy mire kell a licensz díj? A licensz egy szerzői jogi kategória, ami azt jelenti, hogy van jogi személy az ERP szoftver szerzői joga mögött, aki vállalja a szavatosságot és a felelősséget a szoftverért. Ez azt is jelenti, hogy megvan a kellő tudása, hiszen a sajátja a kód, bármilyen kérdésre tud adni a megoldási javaslatot.

Open-free rendszerek esetében a tudás nem koncentrálódik, nincs jogi felelősségvállalás, szavatosság, központi tudás, kézikönyv stb. Ami a réven bejön, a vámon elmehet. Olyan, mint a Linux. Ingyen van, jó rendszer, sokan használják, de van belőle millió verzió, millió tudora, sok helye van a tudás. Lehet, hogy egy olyan problémára keressük a megoldást Magyarországon és akár költünk is rá, amit a világ másik felén már régen megoldottak, csak épp nem volt elég energiánk, kitartásunk végigböngészni a sok fórumot a témában.

Ezek az ERP rendszerek jó rendszerek, jó kezekben hasznos társak, de hordoznak némi kockázatot.

 

6. pont – Ha fejlesztésre van szükség…

Ez kockázatot jelent. Mivel a rendszer egyfajta logika mentén lett megalkotva, előfordulhat, hogy egy egyszerűnek látszó kis gomb vagy mező fejlesztése nem olyan egyszerű, sőt esetenként nem is lehetséges. Képzelje el az épületet/lakást/házat, ahol lakik. Egy ajtó cseréje nem olyan nehéz dolog, de az alapot 30 cm-rel lejjebb vinni már majdnem lehetetlen. A szoftver esetében is a felépítés, az alapok azok, amik megadják a „merre-tovább”-ot. A ránk szabott rendszer igazából egy időpontban, egy akkori üzleti logikára épült. Az idő biztosan változik, az üzleti logika is, és ekkor bizony ugyanazok az alapok már nem biztos, hogy kiszolgálják az igényeinket (lásd lakás vagy ház csere).

 

7. pont – Amikor már nem tudja követni a cég fejlődését

Éppen folyamatban van egy bevezetésünk, ahol az előző szoftverrel 10 évet motoroztak együtt. Ebből az utolsó 2 már mindenkinek kínszenvedés volt. A vicc az egészben, hogy a régi szoftver alapvetően a cég tevékenységének 80%-át nagyon szépen lefedte, viszont a technológiája, a funkciói a növekvő céget nem tudták kiszolgálni. Nem volt elég erős az alapja ennek a „háznak” ahhoz, hogy még két emeletet elbírjon. A szoftver cseréje elsőre, de másodikra sem tűnt jó üzletnek, hiszen a funkcionalitás szinte ugyanaz, ezen felül az új felületet, az új logikát meg is kell tanulni. Akkor viszont mi volt az oka, hogy ekkora cécót vállaltak? A maradék 20% plusz erősen támogatja a cég növekedési potenciálját, mivel a más ügyfeleknél szerzett tapasztalatokat már készen kapják, nem kell saját hibából tanulni.

 

8-9. pont

Az előző pontok érintették ezeket a jellemzőket, fontos azonban megismételni azt, hogy az egyedi fejlesztésű rendszerek jó rendszerek. Ha a cég tevékenysége nem követeli meg, nem is kell bántani őket, igazából ilyenkor nincs is felszínen a probléma.

Az ERP rendszer önmagában nem csoda, ismerni kell a varázsigéket!

 

10. pont – A szokás hatalma

Ez szinte minden ERP rendszer cseréjénél előjön.
Ki ne érezte volna egy tréning vagy képzés hallatán, mikor a cél az volt, hogy valamit csináljunk másképp…

Igen pont ez az: csináljuk másképp.

De hát eddig jó volt így, most mi a baj?

Jobb esetben némi ellenkezés, a legdurvább esetben felmondás a vége (megérhet egy misét, hogy aki feláll ezért egy posztból, az vajon miért áll fel).

Láttunk már zokogó pénzügyi munkatársat, aki nem akarta elhinni, hogy szállítólevélből egy gombnyomás a számla, mert ugye ezzel csökken az ő munkaideje és a fontossága is, mivel eddig ő rakta össze kézzel a bizonylatokat…

Ezen felül a legjobbak azok a kérések, hogy az a gomb eddig itt volt, most is legyen ott… Ez tökéletesen érthető, gondolom autó vásárláskor is ezt kéri, mikor a Suzukiból átül a VW-be… Nyilván nem. A szoftver esetében van rugalmasság, csak kérdés megér-e az időt és pénzt ez a lépés.

Ezt a változásmenedzsmentet kell jól kezelnie az ERP rendszert bevezető cégnek és a vállalat vezetésének, leginkább nekik kell példát mutatni. Ha a felső szinteken szidják a rendszert, akkor elindul egy spirál, és az egész bevezetést egy „rossz ez a rendszer” mondattal a megfelelő szájból tönkre is tettük.

Elkerülhetetlen, hogy a megszokott, ránk szabott rendszerhez ragaszkodjunk. Erre állt rá az agyunk. De ahogy erre ráállt, úgy rá fog másra is.

Összefoglalva: egy egyedi, ránk szabott rendszer olyan, mint az első lakásunk. Jó, imádjuk, a miénk, mi gondoztuk, szépítettük. Aztán jönnek plusz elvárások, kicsi lesz, nem is olyan szép már, bővül a család, gyűlik a sok kacat, bővíteni nem lehet, le kell cserélni.

A Dyntell.com süti (cookie) kezelési szabályzatát frissítettük. Sütiket a nagyobb felhasználói élmény érdekében, személyre szabott reklámok megjelenítéséhez és statisztikai adatok gyűjtése céljából használunk. Az elfogadom gombra kattintva engedélyezi a Dyntell.com-on és a hozzá tartozó aldomaineken a sütik használatát. Amennyiben nem szeretné engedélyezni a sütiket, itt talál segítséget a beállításokhoz.